～實踐8個步驟，兼顧工作的「速度」與「品質」！～

消除「多餘」＆「重做」的作業，

告別瞎忙的過去，從此準時下班！

 

★前TOYOTA人材培育負責人親自傳授★

★任何地區、業界、職位的上班族都適用的「超效率工作術」★

 

【本書特色】

◎將TOYOTA傳承50年「自工程完結」理念，轉換成適合白領使用的體系。

◎作者是前TOYOTA人才培育負責人，在職期間將「自工程完結」這個概念整理成系統，讓該課程於全世界的事業體普及，堪稱最了解「自工程完結」理念的人。

◎「從明天開始實踐」單元為各位整理出較容易實踐的事項，勇敢踏出「超效率」的第一步吧！

 

 

「每天都想早點下班，但事情總是做不完……」

「工作總會因為某些事情而延宕，沒辦法按照計畫順利推進……」

 

導致你一直加班的2大原因，

就在於──

「多餘」和「重做」的事情太多！

 

工作流程裡安排了無謂的步驟，在沒必要的作業上浪費時間，

又因為失誤、確認不足或誤會上司意思，導致工作必須重做。

這些事情浪費掉了比你想像中更多的時間，

導致你遲遲無法下班。

 

本書所介紹的「超效率工作術」，

將能為你解決「多餘」和「重做」的問題，

並且進一步提升工作的「速度」和「品質」！

 

◆工作方式大革命！「超效率工作術」的8個步驟◆

Step1  思考工作的目的與輸出

Step2  列出粗略的待辦事項與建立行程表

Step3  將粗略的待辦事項細分為作業步驟

Step4  思考分解作業完成之後的最佳狀態

Step5  了解作業所需的「物品」與「資訊」

Step6  思考工作的分配方式

Step7  與相關人士分享流程與行程表

Step8  行程表的進度管理

 

本書將「超效率工作術」整理成8個步驟，佐以詳盡的解說，以便每個人都能付諸實踐。

 

第一章「什麼是只有TOYOTA職員知道的『超效率工作術』？」將介紹作為雛型的「自工程完結」方法，同時解說「理想的工作方式」。

 

第二章「打造工作流程與行程表」則以步驟說明的方式，解說超效率工作術的核心，也就是如何建立流程與行程表。流程與行程表將在本章先行完成。

 

第三章「讓別人參與工作，進一步提升效率」則是與相關人士共享自己擬訂的流程與行程表，提升流程與行程表的品質。也會解說讓相關人士參與計畫，借重他人的智慧，讓工作更容易推動的方法。不擅長報告、聯絡與商量的人可透過本章介紹的方法學會這些技巧。

 

第四章「邁向下一項工作的工作術」則解說在工作結束後，自我升級的祕訣。若能連這些祕訣都一一實踐，你的工作能力將更上一層樓。

 

實踐「超效率工作術」，你將看到這些改變──

ü  不再發生「白做工」或「需要重做」的作業。

ü  可依照自己的節奏推動工作。

ü  不會在工作開始之前感到不安。

ü  能產出優質結果。

ü  能防堵失誤於未然。

ü  能控制是否加班。

ü  能學會工作的模式。

ü  能在一開始掌握流程或行程表的緊湊程度。

ü  能隨著得到上司或相關人士的回饋。

ü  上司或相關人士不再給你壓力。

上司與相關人士對你更放心，更相信你。

渡邉英理奈

　　業務效率促進顧問。

　　出生於宮城縣仙台市。自東北大學文學部畢業後，進入TOYOTA汽車服務。於服務期間的五年從事TOYOTA海外事業體人材培育工作，對全世界約一百個事業體舉辦「TOYOTA特有的問題解決之道」與「自工程完結」的課程，也將「自工程完結」這個長年傳承的概念整理成完整的系統，將這套系統寫成公司內部的教材，以及擔任該課程的講師，讓該課程得以於全世界的事業體普及。光是日本國內的TOYOTA行政人員與技術人員，這項課程的學員就超過兩萬人以上，若連同海外事業體的學員一併計算，學員數便超過數萬人。

　　之後調至本身最有興趣的Lexus企劃部，負責商品企劃達三年之久。雖然工作內容完全不同，卻仍實踐「自工程完結」這項方法，也因此顛覆一人負責一種車款的慣例，得以同時負責兩種車款，而且加班時數也未超過公司規定的三百六十小時。其輝煌的戰蹟難以細數。

　　2016年12月離開TOYOTA獨立創業，成為業務效率促進顧問，為中小企業以及創投企業的經營者提供提升業務效率的諮詢，減少客戶公司內部的錯誤與浪費，也在減少加班時數、成本以及提升業績這些層面做出貢獻。此外，還針對部分上市公司、中小企業的上班族提供「超效率工作術」的講座與員工訓練。

 

　　Ⓞ作者官方網站、電子雜誌訂閱  http://watanabeerina.com

．前言

 

第1章 什麼是TOYOTA職員才知道的「超效率工作術」？

 

．什麼是TOYOTA傳承多年的「自工程完結」？

．適用於白領職場的「自工程完結」為何誕生？

．適用於白領職場的「自工程完結」誕生

．確認「目的地」、「最短路徑」、「抵達時間」

．在常犯錯的新進員工身上發生的戲劇性變化

．以「自工程完結」為藍圖的「超效率工作術」

．「超效率工作術」會帶來什麼改變？

 

第2章  打造工作流程與行程表

 

Step1  思考工作的目的與輸出

．會不會出現「需要重做」的工作，是從接到工作之際的回答方式決定

．開始工作之前，有件事要先確定

．分清楚「要創造的成果」與「該做的事」，工作就會變得順利？

．每個人對「普通」的定義都不同

．必須向委託人進一步確認

．工作「目的」與「目標」的差異

．做事做一半的人的共通毛病

．常失誤的人最常忘記的事情

．「追求最佳輸出」是正確的嗎？

．追求「最佳品質」的缺點

．思考輸出之際最重要的事

．輸出有兩種

．檢查輸出結果是否模棱兩可的最強工具

．有九成的人搞錯輸出的內容

．兩種檢查「輸出是否正確」的方法

．「上次也這麼做，所以這次照做」會讓改善踩煞車

．這個輸出結果真的有必要嗎？

．在開始工作之前，提升「安心感」的簡單方法

．在最終的輸出結果仍不清楚的情況下，該如何下達指令

．從明天開始實踐  

將目的與輸出的示意圖具體畫在紙上，並向委託人或上司確認內容

 

Step2  列出粗略的待辦事項與建立行程表

．你的工作習慣是想到什麼就做什麼嗎？

．建立最短流程的第一步

．別被之前的工作流程綁住手腳

．讓工作效率提升至最高境界！調整「待辦事項的順序」

．不先安排順序的缺點

．行程表要從後面的順序開始撰寫

．反向安排行程，可找出各種問題的對策

．除了待辦事項，需另外編入行程表的內容

．從明天開始實踐  

以單日為單位，將待辦事項排入行程表

 

Step3  將粗略的待辦事項細分為作業步驟

．不斷延後的工作都有共通之處

．「分解」的威力

．分解待辦事項的祕訣

．「不知該分解至何種地步」時的對策

．每項作業必然有存在的理由

．從明天開始實踐  

以單日為單位，將分解完成的作業排成行程表

 

Step4  思考分解作業完成之後的最佳狀態

．要注意失誤的瞬間

．定義作業完成的狀態

．建立大家都能了解的「作業完成」基準

．檢查事項不夠明確可能出現的失誤

．該責怪的不是人，是制度

．建立防範失誤於未然的制度

．正確與錯誤的檢查事項

．從明天開始實踐  

作業完成時的狀態為何？從這點思考檢查事項的具體內容

 

Step5  了解作業所需的「物品」與「資訊」

．出現多餘步驟的原因

．要完成作業，會需要哪些東西？

．預留「時間」、「場地」是工作的第一優先事項

．「資訊」也是重要物資

．避免必備事項缺漏的方法

．不一定非得準備必要的物品或資訊

．從明天開始實踐  

想像作業流程，思考必要的物品或資訊

流程的細膩度有多重要

 

第3章  讓別人參與工作，進一步提升效率

 

Step6  思考工作的分配方式

．自己扛下一切的人通常都抱持著「自己很能幹」這種幻想

．問題已顯而易見

．求助他人之前最重要的事

．將工作交給他人的基準

．成果的優劣有九成是由委託工作的方式決定

．對方無法拿出理想工作成果的原因

．為什麼那個人總能得到旁人的協助呢？

．一步步修正行程

．從明天開始實踐 

無法獨力完成的作業或是別人比較擅長的作業，都可試著尋求協助

 

Step7 與相關人士分享流程與行程表

．請別人找出問題，流程與行程表就會更完美

．分享流程與行程表的好處

．無須承受來自上司或相關人士多餘的壓力

．徹底活用建議的方法

．當場修正比較好的兩個理由

．有效率地推動工作  報告、聯絡、商量的理想時間點

．報告進度的時間點一決定，就該立刻執行的事

．從明天開始實踐 

與上司、相關人士分享擬好的流程與行程表

 

Step 8 行程表的進度管理

．你的行程表通常是「僅供參考」嗎？

．行程落後時的當務之急

．TOYOTA探究原因的方法

．TOYOTA追上進度與避免重蹈覆轍的基本措施

．進度常落後的人與總能追回進度的人有何差異

．研擬挽回進度的策略

．知道難以獨力挽回時，「就算是壞消息，也要立刻報告」

．「壞消息優先說」的前提

．找不到幫手，難以追回進度時的對策

．擬定調整方案時，一定要做的一件事

．未事先取得同意，就擅自延後期限或是調降輸出品質的人會有什麼下場

．從明天開始實踐 

管理行程的進度，早一步處理進度落後的問題

 

第4章  邁向下一項工作的工作術

 

．工作結束後，是絕佳的成長機會

．反省流程與輸出品質，再找出可改善的部分

．輕鬆熟悉下一項工作的祕訣

．有些重點只會在工作過程中浮現

．提升例行公事效率的工具

．提升職場整體效率的超簡單絕招

 

．結語